UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Parasol B2B | załącznik do Regulaminu | wersja 1.0 | 1 września 2026 r.

Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa Powierzenia”) stanowi integralną część umowy o korzystanie z aplikacji Parasol B2B zawartej pomiędzy klientem a TYLE sp. z o.o. i ma zastosowanie w zakresie, w jakim TYLE przetwarza dane osobowe w imieniu klienta w związku z korzystaniem z Aplikacji.

§ 1. Strony i role

1. Administratorem danych powierzanych do przetwarzania jest Klient korzystający z aplikacji Parasol B2B („Administrator”).

2. Podmiotem przetwarzającym jest TYLE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Stefana Batorego 18 lok. 16, 02-591 Warszawa, KRS 0001244933, NIP 7011316756, REGON 544910985 („Procesor” lub „TYLE”).

3. Jeżeli Klient sam działa jako podmiot przetwarzający dane na rzecz innego administratora, TYLE działa odpowiednio jako dalszy podmiot przetwarzający, a Klient oświadcza, że jest uprawniony do powierzenia TYLE danych w takim zakresie.

4. W odniesieniu do danych Klienta, danych Użytkowników Kont, płatności, rozliczeń, bezpieczeństwa i obsługi umowy TYLE może działać jako odrębny administrator zgodnie z Polityką prywatności. Niniejsza Umowa Powierzenia dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych przez TYLE na udokumentowane polecenie Klienta.

§ 2. Przedmiot, charakter, cel i czas przetwarzania

1. Klient powierza TYLE przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcjonalności Parasola B2B, w szczególności zapisywania, przechowywania, porządkowania, odczytywania, analizowania, modyfikowania na polecenie Użytkownika, generowania wyników i raportów oraz usuwania danych.

2. Celem przetwarzania jest umożliwienie Klientowi korzystania z funkcjonalności Aplikacji służących do analizy modeli współpracy i ich skutków, zgodnie z Regulaminem Parasola B2B.

3. Przetwarzanie odbywa się przez okres przechowywania danych w Aplikacji albo do chwili ich usunięcia przez Klienta, zakończenia Umowy lub wydania TYLE zgodnego z prawem polecenia usunięcia, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane prawem lub niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i integralności kopii zapasowych przez ograniczony okres techniczny.

§ 3. Kategorie osób i danych

1. Powierzenie może dotyczyć w szczególności danych następujących kategorii osób:

• pracowników i byłych pracowników Klienta;
• osób wykonujących lub mających wykonywać usługi na podstawie umów cywilnoprawnych albo B2B;
• kandydatów do współpracy, jeżeli Klient wykorzystuje Aplikację do analizy planowanego modelu;
• innych osób, których dane są obiektywnie niezbędne do analizy wykonywanej przez Klienta.

2. Zakres danych powinien być ograniczony do informacji wymaganych przez konkretną funkcjonalność Aplikacji, np. rodzaju współpracy, okresów współpracy, parametrów wynagrodzenia, danych podatkowych lub ubezpieczeniowych istotnych dla kalkulacji oraz odpowiedzi na pytania diagnostyczne.

3. Klient powinien w miarę możliwości posługiwać się pseudonimami lub neutralnymi oznaczeniami osób zamiast danymi pozwalającymi na ich bezpośrednią identyfikację.

4. Bez wyraźnej potrzeby wynikającej z funkcjonalności Aplikacji Klient nie powinien powierzać TYLE numerów PESEL, numerów dokumentów tożsamości, adresów zamieszkania, prywatnych danych kontaktowych ani innych danych niewymaganych do wykonania analizy.

5. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, chyba że Strony odrębnie uzgodnią zgodne z prawem przetwarzanie takich danych, a Aplikacja zostanie do tego wyraźnie przystosowana.

§ 4. Polecenia Administratora

1. TYLE przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w tym w zakresie przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego. W takim przypadku TYLE, o ile prawo tego nie zabrania, poinformuje Klienta o tym obowiązku przed rozpoczęciem przetwarzania.

2. Za udokumentowane polecenia uważa się w szczególności postanowienia Regulaminu i niniejszej Umowy Powierzenia, konfigurację Konta i Aplikacji dokonaną przez Klienta, operacje wykonywane przez uprawnionych Użytkowników oraz inne polecenia przekazane TYLE w sposób pozwalający na ich utrwalenie.

3. Jeżeli zdaniem TYLE polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, TYLE niezwłocznie poinformuje o tym Klienta i może wstrzymać wykonanie polecenia do czasu wyjaśnienia zgodnego z prawem sposobu postępowania.

§ 5. Obowiązki Procesora

1. TYLE zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności albo podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

2. TYLE stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne uwzględniające stan wiedzy technicznej, koszty wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

3. TYLE pomaga Klientowi, w miarę możliwości i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, dotyczących wykonywania praw wynikających z RODO.

4. TYLE, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, pomaga Klientowi w wywiązywaniu się z obowiązków dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń, zawiadamiania osób, oceny skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacji, w zakresie odnoszącym się do usług TYLE.

5. TYLE udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w § 10.

§ 6. Bezpieczeństwo i środki techniczne

1. Środki bezpieczeństwa są dobierane adekwatnie do ryzyka i mogą obejmować w szczególności:

• szyfrowanie transmisji z wykorzystaniem aktualnych protokołów;
• kontrolę dostępu i nadawanie uprawnień zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień;
• mechanizmy uwierzytelniania i bezpiecznego zarządzania sesją;
• pseudonimizację i minimalizację danych w zakresie wspieranym przez Aplikację;
• rejestrowanie istotnych zdarzeń bezpieczeństwa;
• aktualizowanie komponentów systemowych i usuwanie podatności w rozsądnym terminie;
• kopie zapasowe i mechanizmy odtworzeniowe tam, gdzie są wymagane dla ciągłości usługi;
• procedury obsługi incydentów i naruszeń ochrony danych;
• ograniczanie dostępu personelu i dostawców do danych do zakresu niezbędnego do wykonywania obowiązków.

2. Szczegółowa architektura i środki mogą być zmieniane wraz z rozwojem Aplikacji, pod warunkiem że zmiana nie prowadzi do istotnego obniżenia ogólnego poziomu ochrony powierzonych danych.

§ 7. Dalsze powierzenie

1. Klient udziela TYLE ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do świadczenia Parasola B2B.

2. TYLE zapewnia, że na dalszy podmiot przetwarzający zostaną nałożone obowiązki ochrony danych zapewniające co najmniej poziom ochrony wymagany przez art. 28 RODO, odpowiedni do zakresu usług tego podmiotu.

3. TYLE pozostaje odpowiedzialne wobec Klienta za wykonanie obowiązków dalszego podmiotu przetwarzającego w zakresie wynikającym z RODO.

4. TYLE publikuje lub udostępnia Klientowi aktualną listę kluczowych dalszych podmiotów przetwarzających. O planowanej istotnej zmianie polegającej na dodaniu lub zastąpieniu dostawcy przetwarzającego powierzone dane TYLE informuje w sposób pozwalający Klientowi na zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego ochrony danych.

§ 8. Przekazywanie danych poza EOG

1. Jeżeli świadczenie usług wymaga przekazania powierzonych danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, TYLE zapewnia zastosowanie mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO, odpowiednio do okoliczności transferu.

2. Mechanizmem takim może być w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inna zgodna z RODO podstawa transferu, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

§ 9. Naruszenia ochrony danych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych powierzonych TYLE informuje Klienta bez zbędnej zwłoki po uzyskaniu wiarygodnej informacji o naruszeniu.

2. Informacja, w zakresie dostępnym TYLE, obejmuje charakter naruszenia, możliwe kategorie danych i osób, prawdopodobne konsekwencje oraz środki zastosowane lub proponowane w celu ograniczenia skutków naruszenia.

3. Jeżeli pełne informacje nie są dostępne jednocześnie, mogą być przekazywane etapami bez dalszej nieuzasadnionej zwłoki.

§ 10. Audyty i informacje

1. Na uzasadnione żądanie Klienta TYLE udostępni informacje pozwalające ocenić zgodność przetwarzania z niniejszą Umową Powierzenia oraz art. 28 RODO, z uwzględnieniem bezpieczeństwa innych klientów i tajemnicy przedsiębiorstwa.

2. Klient może przeprowadzić audyt w zakresie przetwarzania powierzonych danych nie częściej niż raz na 12 miesięcy, chyba że audyt jest uzasadniony stwierdzonym naruszeniem, poleceniem organu nadzorczego albo inną istotną przesłanką prawną.

3. Audyt powinien być poprzedzony co najmniej 14-dniowym zawiadomieniem, odbywać się w godzinach pracy i nie może nieproporcjonalnie zakłócać działalności TYLE ani naruszać bezpieczeństwa lub poufności danych innych klientów.

4. W pierwszej kolejności Strony mogą uzgodnić audyt dokumentacyjny lub zdalny. Koszty audytu ponosi Klient, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie obowiązków TYLE wynikających z niniejszej Umowy Powierzenia.

§ 11. Usunięcie i zwrot danych

1. Klient może usuwać dane zapisane w Aplikacji przy użyciu dostępnych funkcjonalności albo zwrócić się do TYLE o ich usunięcie, jeżeli jest to technicznie konieczne.

2. Po zakończeniu świadczenia usług TYLE, według wyboru Klienta i w zakresie technicznie możliwym, usuwa lub zwraca powierzone dane oraz usuwa istniejące kopie, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie.

3. Dane znajdujące się w rotacyjnych kopiach zapasowych mogą zostać usunięte zgodnie z normalnym cyklem nadpisywania kopii, pod warunkiem że do czasu usunięcia pozostają chronione i nie są ponownie wykorzystywane do innych celów.

§ 12. Obowiązki Klienta

1. Klient odpowiada za legalność pozyskania i wprowadzania danych do Aplikacji, w tym za posiadanie właściwej podstawy prawnej, spełnienie obowiązków informacyjnych i przestrzeganie zasady minimalizacji danych.

2. Klient odpowiada za prawidłowe nadawanie uprawnień Użytkownikom, ochronę danych logowania oraz za działania osób korzystających z Aplikacji w jego imieniu.

3. Klient nie powinien wykorzystywać Aplikacji do przetwarzania danych, których rodzaj lub skala powodują ryzyko niewspółmierne do funkcji Parasola B2B, bez uprzedniego uzgodnienia z TYLE odpowiednich środków ochrony.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Umowa Powierzenia obowiązuje przez czas, w którym TYLE przetwarza w imieniu Klienta powierzone dane w związku z Parasol B2B.

2. W przypadku sprzeczności pomiędzy niniejszą Umową Powierzenia a Regulaminem w zakresie ochrony powierzonych danych pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Umowy Powierzenia.

3. W zakresie nieuregulowanym zastosowanie ma RODO oraz właściwe przepisy prawa polskiego.

Załącznik nr 1. Aktualni kluczowi dalsi podmioty przetwarzający

Lista odzwierciedla konfigurację Parasola B2B na dzień 2 września 2026 r. i może być aktualizowana zgodnie z § 7. Dostawcy obsługujący wyłącznie dane TYLE jako administratora (np. operator płatności) nie są automatycznie dalszymi procesorami danych powierzonych przez Klienta.